A termékdíjraktár üzemeltetése komoly szakmai feladat melyet az egyéb feltételek megléte mellett kizárólag elektronikus nyilvántartó rendszer használatával engedélyezi a Nemzeti Adó- és Vámhivatal.

Társaságunk nagy gyakorlattal vállalja a termékdíjraktárak adminisztrációjának kezelését, üzemeltetését. Jópár termékdíjraktárat engedélyeztettünk, felülvizsgáltunk és üzemeltetünk.

 A kérelmezőnek a számítógépes nyilvántartását szigorú feltételek és adattartalom szerint kell vezetnie. A termékdíj raktár üzemeltetését kérelmezőnek a termékdíjköteles termékek termékdíj raktározási eljárásairól naprakész, eseményszerű számítógépes nyilvántartással kell rendelkeznie és a nyilvántartásnak meg kell felelni a Vhr. 7. számú melléklet 1. pontjában meghatározott feltételeknek. A nyilvántartást a termékdíj raktár helyszínén kell vezetni vagy elektronikus úton történő elérhetőséget a raktár üzemeltetésének teljes időtartama alatt az ellenőrzés céljából folyamatosan biztosítani kell.  További feltétel, hogy a termékdíj raktár nyilvántartásának a termékdíj raktár engedélyese felelőssége körébe tartozó aktuális raktárkészletet kell mutatnia. Tekintettel az említett feltételekre, a nyilvántartásnak minden egyes időpontban meg kell mutatnia a beszállítási, a kiszállítási és a raktárban lévő tevékenységek folyamatai szerinti adatokat, hiszen a termékdíj raktár nyilvántartásának a termékdíj raktár üzemeltetőjének felelőssége körébe tartozó aktuális raktárkészletet kell mutatnia, azaz kijelenthető, hogy az üzemeltető „tudta” nélkül a termékdíj raktárba nem történhet betárolás, onnan kitárolás, illetve a termékdíj raktáron belül bármilyen raktározási tevékenység. A termékdíjas szabályozás a már említett termékdíj raktár működtetéséhez szükséges nyilvántartás adattartalmát határozza meg. 
 Beszállítás, vagyis az input oldal (beszállítás, ideiglenes kiadásból visszavétel) adatai:

• fi zikai átvétel (beszállítás) napja vagy az ideiglenes kiadásból történő visszavétel napja;
• eladó vagy feladó adatai (név, cím, adószám);
• számla vagy okirat száma;
• termék adatai:
0 megnevezése,
0 mennyisége (db),
0 egységnyi tömege (kg/db),
0 vámtarifaszáma, (a 2010.01.01én hatályos Kombinált Nómenklatúra szerint)
0 CsK vagy KT kódja,
0 tömege (kg),
• termék termékdíjfi zetési státusza (megfi zetett, nem került még megfizetésre, visszatérítésre került az eladó részére);
• tárolás célja (tárolás, feldolgozás, gyártás, újbóli felhasználásra előkészítés);
• tulajdonos adatai (név, cím, adószám);

 

 (feldolgozás, előállítás, újbóli felhasználásra előkészítés, illetve alkotórészként, tartozékként más termékbe beépített, készletezés) adatai:

• közvetlen anyagként (alapanyagként) felhasznált termékdíjköteles termék

0 megnevezése,
0 CsK vagy KT kódja,
0 mennyisége (db),
0 egységnyi tömege (kg/db), tömege (kg);
• előállított termékdíjköteles termék
0 megnevezése,
0 CsK vagy KT kódja,
0 mennyisége (db),
0 egységnyi tömege (kg/db), tömege (kg);
• gyártási tevékenység és a felhasznált anyagok rövid leírása;
(Megjegyzés: A termékdíj raktáron belüli, vagy az esetleges raktárak közötti termékmozgások nyomonkövethetősége érdekében az egyes folyamatokat az informatikai úton kell tudni lekövetni. Azon vállalkozásoknál, ahol az adatkezelési tevékenységek már egyébként is informatikai szinten, és ezáltal automatizált formában történnek, ott a gyártási folyamatok leírása és megadása nem okozhat problémát.)
• anyagmérleg , amely pontosan bemutatja a gyártáshoz, feldolgozáshoz közvetlen anyagként felhasznált termékdíjköteles termékek menynyiségét, illetve a létrejött termékdíjköteles termék mennyiségét és az egységnyi termékdíjköteles termék létrehozásához felhasznált anyagok mennyiségét (anyagnormáját); (Megjegyzés: Az anyagmérleg nem csak a technológiai folyamat reális
nyomonkövethetősége érdekében szükséges, hanem ebből állapíthatóak meg a hulladék kibocsátás adatai is. Az anyagmérleg a műszaki információn kívül, támpontul szolgál a pénzügyi, a logisztika, és a hulladékgazdálkodás jog- és szakszerű kezeléséhez is. Az anyagmérleg alapján minden termékdíj raktári tevékenységnél meg kell mutatni egy gyártási folyamatba belépő és onnan kilépő anyagmennyiségek pontos számszaki adatait, így leggyakrabban cégen belül legtöbbször anyagforgalmi diagramokkal mutatják ki ezeket a folyamatokat. Anyagmérlegek kimutatásánál meg kell említeni a kettős könyvvitelt, ahol az anyagkönyvelés vezeti termékdíj raktárba betárolt és onnan kitárolt termékdíjköteles termékek mennyiségi adatait, illetve e termékek készletadatait.

 kiszállítás, vagyis az output oldal adatai:

• kiszállítás napja;
• kiszállítás oka (forgalomba hozatal belföldre, kiszállítás külföldre, saját célú felhasználás) vagy az újrahasználható csomagolószer bérbe adása;
• értékesítés esetén a vevő adatai (név, cím, belföldi vagy közösségi adószám, ha a vevő adószámmal rendelkezik); 

• számla vagy annak hiányában az okirat száma;

• termék
0 megnevezése,
0 vámtarifaszáma,
0 CsK vagy KT kódja,
0 mennyisége (db),
0 egységnyi tömege (kg/db), tömege (kg);
• termék termékdíjfi zetési státusza, vagyis
0 kiszállításkor keletkező kötelezettség,
0 nem kell megfi zetni,
0 nem keletkezik fi zetési kötelezettség,
0 a vevő szerződéssel átvállalta,
0 visszatérítésre kerül a kitároló részére;
• termékdíj-kötelezettség keletkezésének napja vagy ennek hiányában a kötelezettség megszűnésének napja és pontos jogszabályi helyének megjelölése.

• ideiglenes kiadás napja;
• ideiglenes kiadás oka;
• termék
0 megnevezése,
0 vámtarifaszáma,
0 CsK vagy KT kódja,
0 mennyisége (db), egységnyi tömege (kg/db), tömege (kg).

 Főszabály, hogy a termékdíj raktár nyilvántartásának vezetését azzal a számítógépes programmal kell végezni, amelyet a termékdíj raktár engedélyese az engedélyezési eljárás, ezen belül a helyszíni szemle során a Vhr. 7. melléklet 1. pontjában részletezett adattartalmi követelmények szerint (lásd az előző pont) az adóhatóságnak bemutatott. A számítógépes programnak az alapvető informatikai specifi kációkon túl pontosan rögzített nyomon követhetőséget kell biztosítani az ún. „logolási” funkciókkal. Nézzük meg, melyek is ezek a követelmények:

a) felhasználókat és azok jogosultságát, továbbá az ezekben bekövetkezett változásokat nyilvántartsa (naplózza);
b) a felhasználó által végzett munkafolyamatokat (tevékenységeket/műveleteket) bármely időszakra vonatkozóan rögzítse (naplózza);

c) a program biztosítsa a nyilvántartás hatályos jogszabályi rendelkezéseknek megfelelő adattartalommal való vezetését;
d) a nyilvántartás adatainak utólagos módosítását a program naplózza;
e) a program mentett adatainak visszatöltése bármikor ellenőrizhető legyen az alábbi adattartalommal:
ea) a visszatöltés időpontja,
eb) a visszatöltés indoka,
ec) a visszatöltést végző felhasználó neve, jogosultsága,
ed) a visszatöltött adatok archiválásának időpontja;
f ) a program tegye lehetővé, hogy a felsorolt paraméterek bármikor lekérdezhetőek és kinyomtathatóak legyenek. Természetesen a számítógépes program követelményeit nem csak külön
a termékdíj raktár működését segítő programmal lehet teljesíteni, hanem akár a vállalat irányítási rendszerbe épített bármilyen informatikai alapokon nyugvó alrendszerrel, ami maradéktalanul teljesíti a nyilvántartás valamenynyi előírását.

bizonylatolási rend bemutatásának a termékdíj raktárral kapcsolatos tevékenységet kell tartalmaznia. A bizonylatolási rendből követhetőnek kell lennie a termékdíj raktár eseményszerű
működésének, melynek tükröznie kell a raktáron belüli és az ahhoz kapcsolódó ellátási láncot, vagyis a betárolás – készletmozgás – raktári tevékenység – kitárolás mozzanatokat. Lényeges, hogy a naprakész, eseményszerű nyilvántartás adatbázisát a termék díjköteles termékek mozgását lekövető bizonylati rendszer adatai szolgáltassák és ez nem más, mint a már említett beszállítás és raktári műveleteket alátámasztó belső bizonylati, továbbá a kiszállítás bizonylati adatok. Ezen bizonylatok jellemzően a számlák, az átvételi és a kiadási jegyek, a szállító- és a fuvarlevelek képezik. A bizonylati rendszernek, ezen keresztül a nyilvántartásnak a készletekben lévő változásokat is le kell tudni követni, azaz a bizonylatokból a folyamatosan változó készleteket kell lekövetni, ami nem más, mint a tényleges készlet meghatározása.